Também conhecido como TAP, o Termo de Abertura é o documento que formaliza o início de um projeto, é ele que atribui ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Entende se como melhor prática que o gerente de projetos seja definido antes do início do planejamento e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto estiver sendo desenvolvido. Os métodos de seleção de projetos envolvem a medição do valor ou da atração para o proprietário ou patrocinador do projeto e podem incluir outros critérios de decisão organizacionais. A seleção de projetos também se aplica à escolha de formas alternativas de executar o projeto.
O desenvolvimento do termo de abertura do projeto trata principalmente da documentação das necessidades de negócios, da justificativa do projeto, do entendimento atual das necessidades do cliente e do novo produto, serviço ou resultado que deve satisfazer esses requisitos.
O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:
- Requisitos que satisfazem as necessidades e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
- Necessidades de negócios, descrição de requisitos do produto/serviço para o qual o projeto é realizado;
- Objetivo ou justificativa do projeto;
- Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
- Cronograma de marcos sumarizado;
- Stakeholders do projeto e os seus papéis e reponsabilidades;
- Influência das partes interessadas;
- Organizações funcionais e sua participação;
- Premissas organizacionais, ambientais e externas (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos);
- Restrições organizacionais, ambientais e externas (fatores que limitam as opções da equipe);
- Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
- Orçamento sumarizado;
- Riscos.
A consolidação dessas informações permitirá responder a questões como:
Como alcançar o objetivo do projeto?
Como deve ser feito?
Quem o vai fazer?
Quando deve ser feito?
Quando usar um TAP?
É importante que a TAP seja desenvolvida na fase de planejamento e início de cada projeto. Este documento permite elucidar os objetivos do projeto e quais as suas fronteiras, define o âmbito do projeto bem como o produto final.
Fonte: PMBOK 4ª Edição