Você já organizou ou participou de uma Reunião de Kickoff do Projeto?
Definição
Uma reunião com todas as partes do projeto. É realizada no fim do grupo de processos de planejamento, antes do início do trabalho no projeto. Esta é uma reunião de comunicação e coordenação, para garantir que todas as partes estejam familiarizadas com os detalhes do projeto e com as pessoas que trabalham nele. Os tópicos podem incluir apresentações das pessoas, uma revisão dos riscos do projeto, o plano de gerenciamento de comunicações e um cronograma de reuniões.
Fonte: Preparatório para o Exame de PMP – Rita Mulcahy, PMP
Na prática
Devemos realizar a reunião de kickoff do projeto ao final do planejamento oficializando o início de cada fase do projeto. Este evento é importante para informar detalhes do plano a ser executado, a responsabilidade de cada área especialista (membros da equipe do Projeto), apresentar o cronograma de entregas, reforçar o escopo, apresentar os riscos e demais parâmetros que fazem com que o projeto se mantenha dentro da expectativa.
Associe a Reunião de Kickoff como uma Preleção minutos antes do Inicio efetivo de uma partida de futebol. Até o devido momento, todo planejamento do que precisa ser executado deveria ter sido feito, foi decidido o custo em transporte, alimentação, hospedagem, entre outros para a partida, a tática de atuação, a escalação, definido as oportunidades e ameaças, normalmente a equipe faz uma integração, realizaram treinamentos (simulações para a execução), ou seja, foi executado tarefas para o potencializar a perfeita execução, e no caso do futebol, após a reunião de direcionamento o reforço do que precisa ser feito os jogadores entram em campo e começam a execução do plano pelo chute inicial.
Lembre-se, toda reunião tem sua respectiva Ata. Tenha sucesso no seu projeto realizando uma comunicação efetiva!