Apresenta o conceito das Partes interessadas (Stakeholders) no projeto.
Definição
Partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. A Figura abaixo ilustra a relação entre as partes interessadas e a equipe do projeto.
Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004
Na Prática
Desde o inicio do projeto, ou seja, desde a elaboração do “Termo de Abertura do Projeto” devemos nos preparar para o Gerenciamento das partes que são Afetadas, Envolvidas e/ou Influenciadas com o projeto, podendo cada qual atuar de forma positiva aos objetivos do projeto, mas também se posicionar de forma negativa, ou seja, ir contra aos objetivos do projeto. Faz total sentido nas reuniões de Planejamento alinharmos nosso “Plano de Comunicação” (documentos do projeto, periodicidade, canal, emissor e receptor) com os Stakeholders, e deixar transparente a responsabilidade de cada um no projeto. Na reunião de “Kick off” (apresentação do “Plano do Projeto” aos Stakeholders ratificando o inicio da Execução), devemos contemplar os representantes dos membros da equipe do projeto, e também de outras pessoas/grupos como o Patrocinador (Sponsor), Cliente Interno e Influenciadores. E nos ciclos de Monitoramento e Controle dentre outros itens, devemos executar o plano previsto de comunicação para mantermos o alinhamento com todas as partes. Agindo dessa maneira estaremos realizando o Gerenciamento das Partes Interessadas e consequentemente aumentando a possibilidade de Sucesso no seu Projeto. Devemos lembrar que uma das características de qualquer projeto é a Elaboração Progressiva, isso significa que, gradativamente devemos levantar informações para gerenciar as partes interessadas. Sem dúvida alguma, essas mesmas informações são amadurecidas e incrementadas no decorrer do projeto, cabe a Você, o Dono do Projeto gerenciá-las. Veja através do Ciclo de Vida do Projeto os pontos relevantes para implantação deste processo.
Definições auxiliares
As principais partes interessadas em todos os projetos incluem:
• Gerente de projetos: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto.
• Cliente/usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto.
• Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto.
• Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do projeto.
• Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos.
• Patrocinador: A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espécie, para o projeto.
• Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à aquisição ou ao uso do produto do projeto mas que, devido à posição de uma pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto.
• PMO = EGP (Escritório de Gerenciamento de Projeto): O PMO poderá ser uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto.
Considerações Finais
A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.