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Apresento os pilares do gerenciamento de projetos: Escopo, Custo e Tempo (Duração ou Prazo), vejam abaixo o detalhamento deste tema.

  Definição Tripla Restrição

É uma estrutura para a avaliação de demandas conflitantes. A restrição tripla é freqüentemente representada como um triângulo em que um dos lados ou um dos cantos representa um dos parâmetros que está sendo gerenciado pela equipe do projeto. Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004

  Na Prática

É importante que o Líder do Projeto esteja atento aos pilares da gestão do projeto: Escopo, Custo e Tempo.  Obs: por questões de praticidade consideraremos que a gestão da qualidade é realizada na gestão de escopo do projeto. A viabilidade do projeto é identificada no planejamento do projeto na qual é importante a definição detalhada do escopo, custo e prazo (estabelecimento do trio de restrições).

Exemplo 1: Neste exemplo analisaremos um caso onde houve mudança de escopo: Se o escopo do projeto aumentar (após a aprovação do Comitê de Controle de Mudanças) o custo e / ou o prazo devem aumentar também.  Isto faz sentido! Se você tiver mais trabalho a acrescentar no seu cronograma, este trabalho necessitará de um custo (esforço) adicional e talvez de uma duração mais longa principalmente se as entregas adicionadas estiverem no caminho crítico.  Ao reduzir o escopo do projeto, o custo (esforço) e / ou o prazo podem diminuir ou aumentar, vejamos exemplo de uma redução do prazo no próximo quadro.

Exemplo 2: Neste próximo exemplo consideraremos que não houve nenhuma alteração de escopo no projeto: Para entregar o mesmo trabalho em menos tempo, o terceiro pé da restrição tripla (custos) deve aumentar para manter o contrapeso.  Isto também faz sentido! Você necessitará aumentar os custos (esforços) através de horas extras ou talvez alocando mais recursos para concluir mais cedo a mesma quantidade de trabalho. Portanto vamos ficar atentos para pequenas ou grandes solicitações do cliente, pois devemos sempre verificar o impacto no Escopo, Custo e Tempo. 

Agora começamos a entender o porquê, mesmo com um tempo definido, e o custo definido, se não existir um ESCOPO definido tudo pode ir por água a baixo. Uma verdade simples, mas que nem sempre é notada.

Você já organizou ou participou de uma Reunião de Kickoff do Projeto?

  Definição

Uma reunião com todas as partes do projeto. É realizada no fim do grupo de processos de planejamento, antes do início do trabalho no projeto. Esta é uma reunião de comunicação e coordenação, para garantir que todas as partes estejam familiarizadas com os detalhes do projeto e com as pessoas que trabalham nele. Os tópicos podem incluir apresentações das pessoas, uma revisão dos riscos do projeto, o plano de gerenciamento de comunicações e um cronograma de reuniões.

Fonte: Preparatório para o Exame de PMP – Rita Mulcahy, PMP  

  Na prática

Devemos realizar a reunião de kickoff do projeto ao final do planejamento oficializando o início de cada fase do projeto. Este evento é importante para informar detalhes do plano a ser executado, a responsabilidade de cada área especialista (membros da equipe do Projeto), apresentar o cronograma de entregas, reforçar o escopo, apresentar os riscos e demais parâmetros que fazem com que o projeto se mantenha dentro da expectativa.

Associe a Reunião de Kickoff como uma Preleção minutos antes do Inicio efetivo de uma partida de futebol. Até o devido momento, todo planejamento do que precisa ser executado deveria ter sido feito, foi decidido o custo em transporte, alimentação, hospedagem, entre outros para a partida, a tática de atuação, a escalação, definido as oportunidades e ameaças, normalmente a equipe faz uma integração, realizaram treinamentos (simulações para a execução), ou seja, foi executado tarefas para o potencializar a perfeita execução, e no caso do futebol, após a reunião de direcionamento o reforço do que precisa ser feito os jogadores entram em campo e começam a execução do plano pelo chute inicial.

Lembre-se, toda reunião tem sua respectiva Ata. Tenha sucesso no seu projeto realizando uma comunicação efetiva!

Esse informativo tem o objetivo de exemplificar a diferença entre: Escopo do Produto e Escopo do Projeto.

  Definição

Escopo do Produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado.

Escopo do Projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004

  Na prática

O Escopo do Projeto defere-se do escopo do produto na medida em que o Escopo do Projeto define o trabalho necessário para fazer o produto. O Escopo do Produto define o que será criado, ou seja, o resultado a ser entregue ao final do projeto. Por exemplo:

Escopo do Produto: “Implantação de 50 posições de trabalho do Cliente X no Endereço Y, serão dois departamentos implantadas em andares diferentes, 02 gerentes a cada 15 assistentes. A configuração das máquinas deverá ser Notebooks, 500Gb de HD com 4Gb de memória ram e…” ou seja, aqui é exposto de forma macro a expectativa do que deseja (o que será feito).

Outro exemplo pode ser um bolo de chocolate, características como sabor chocolate, cremoso, com cobertura de morango, recheio de leite condensado e pesando 500 gramas.

Escopo do Projeto: “Após reuniões de planejamento, identificamos que para instalar o software nos desktops serão necessários 3 analistas de infraestrutura, o Orçamento será apreciado no comitê em 10 dias. Enquanto a aprovação não ocorre, solicitaremos empréstimos dos desktops e 1 servidor Tipo 2 do projeto…” ou seja, aqui o líder definirá qual o esforço para entrega do produto solicitado (como será feito).

Buscando uma analogia ao bolo mencionado acima, o escopo do projeto serão os ingredientes e o modo de preparo.

  Considerações Finais

Quando pensamos em Escopo do Produto, deveremos ter em mente as palavras “O que!”, pois o Escopo do Produto é o que iremos produzir/entregar. Por outro lado, quando pensarmos em Escopo do Projeto, deveremos nos remeter ao “Como!”, pois este é o trabalho do líder do projeto, pensar em como entregaremos aquele produto e/ou serviço, ou seja, quais são os recursos humanos e materiais utilizados, durante quanto tempo, gastando quanto, seguindo quais parâmetros de qualidade, pois o controle desses itens, sem dúvida alguma, maximizará a possibilidade de satisfação do cliente.

O Escopo do Produto deve estar claro para você, pois a especificação do produto/serviço deve ser uma entrada para seu projeto.

O Escopo do Projeto deve considerar a entrega exata do Escopo do Produto, algumas literaturas ainda reforçam que as entregas do Escopo do Projeto representam nem mais, nem menos que o produto/serviço descrito nas especificações.