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Você já ouviu falar em Tripla Restrição? E em Tripla Restrição Ampliada?

Gerencie seus projetos de uma maneira consistente, combinando áreas de conhecimentos vitais à condução de maneira efetiva.

  Definição

Tripla Restrição é um termo que originalmente contempla custo, prazo e escopo. Uma definição mais avançada e ampliada também inclui qualidade, risco e satisfação do cliente (ou satisfação dos stakeholders). Fonte: Preparatório para o Exame PMP – Rita Mulcahy

Na prática

É importante observar que no caso de mudança em um destes componentes, deve ser avaliado o impacto nos demais aspectos, por exemplo, é improvável que você possa reduzir ou aumentar seu escopo sem impactar no mínimo um dos seguintes itens: O cronograma (tempo); Os investimentos e/ou despesas do Projeto (custos); O mapeamento dos riscos; A definição dos parâmetros de qualidade; A satisfação dos envolvidos no projeto.  Outro exemplo é uma alteração no cronograma planejado, que também poderá interferir nos itens citados anteriormente e apresentados na figura abaixo.

Informações Adicionais

Para efeitos práticos, utilizaremos no dia a dia a restrição tripla (custo, escopo e tempo). A qualidade, o risco do projeto e a satisfação do cliente também são afetados pelo balanceamento desses três fatores citados acima, sendo este conceito denominado restrição estendida ou ampliada. 

Veremos a seguir como distinguir Premissa e Restrição.

  Definições

Premissa: são fatores considerados verdadeiros durante o projeto.

Restrição: são as limitações que afetam diretamente o escopo do projeto.

  Na Prática

Por exemplo, premissas e restrições devem ser checadas pelo líder do projeto desde a documentação que inicializa um projeto, e em tempo de planejamento questionar as áreas especialistas para identificar as premissas e restrições das áreas, pois devem ser consideradas no escopo do projeto.  Atenção existe a possibilidade das premissas se tornarem um risco, portanto cabe a você líder do projeto monitorá-las.  

  Exemplos de Premissa

Os telefones são analógicos; A gravação é full time; Os operadores são bilíngües; O salário do operador é R$ X,XX; A taxa de ocupação é 2.0; A licença do software utilizado é do cliente; Retrieve de gravação seguirá os padrões internos; A manutenção do Front é realizada pelo Cliente; O Coordenador do departamento será Compartilhado conforme alinhado com Diretoria; A solicitação de investimento para o projeto será aprovada pelo Comitê de Aprovação de custos – esta premissa não é do projeto é da empresa.

  Exemplos de Restrição

50 aparelhos analógicos; Gravação full time em 50 PAs, além disso, deverá ser avaliado em outro projeto, pois não há portas disponíveis; Os operadores devem possuir 2º grau completo; A Janela para implantação é das 19h até 06hrs; Utilizar Windows XP com service Pack 2; O banco de dados possui disponibilidade para 30 pessoas logadas simultaneamente; O sistema operacional do servidor só entrará em produção após atualizações de Patches pela equipe de segurança da informação; Não haverá infra-estrutura para portadores de necessidades especiais; A cor das cadeiras adquiridas deve ser verde.

Apresenta o conceito das Partes interessadas (Stakeholders) no projeto.

  Definição

Partes interessadas no projeto são pessoas e organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto.   A Figura abaixo ilustra a relação entre as partes interessadas e a equipe do projeto.

Fonte: PMBOK 3ª Edição – 2004

  Na Prática

Desde o inicio do projeto, ou seja, desde a elaboração do “Termo de Abertura do Projeto” devemos nos preparar para o Gerenciamento das partes que são Afetadas, Envolvidas e/ou Influenciadas com o projeto, podendo cada qual atuar de forma positiva aos objetivos do projeto, mas também se posicionar de forma negativa, ou seja, ir contra aos objetivos do projeto. Faz total sentido nas reuniões de Planejamento alinharmos nosso “Plano de Comunicação” (documentos do projeto, periodicidade, canal, emissor e receptor) com os Stakeholders, e deixar transparente a responsabilidade de cada um no projeto. Na reunião de “Kick off” (apresentação do “Plano do Projeto” aos Stakeholders ratificando o inicio da Execução), devemos contemplar os representantes dos membros da equipe do projeto, e também de outras pessoas/grupos como o Patrocinador (Sponsor), Cliente Interno e Influenciadores.  E nos ciclos de Monitoramento e Controle dentre outros itens, devemos executar o plano previsto de comunicação para mantermos o alinhamento com todas as partes. Agindo dessa maneira estaremos realizando o Gerenciamento das Partes Interessadas e consequentemente aumentando a possibilidade de Sucesso no seu Projeto. Devemos lembrar que uma das características de qualquer projeto é a Elaboração Progressiva, isso significa que, gradativamente devemos levantar informações para gerenciar as partes interessadas. Sem dúvida alguma, essas mesmas informações são amadurecidas e incrementadas no decorrer do projeto, cabe a Você, o Dono do Projeto gerenciá-las. Veja através do Ciclo de Vida do Projeto os pontos relevantes para implantação deste processo.

  Definições auxiliares

As principais partes interessadas em todos os projetos incluem: 

• Gerente de projetos: A pessoa responsável pelo gerenciamento do projeto. 

• Cliente/usuário: A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. 

• Organização executora: A empresa cujos funcionários estão mais diretamente envolvidos na execução do trabalho do projeto. 

• Membros da equipe do projeto: O grupo que está executando o trabalho do projeto. 

• Equipe de gerenciamento de projetos: Os membros da equipe do projeto que estão diretamente envolvidos nas atividades de gerenciamento de projetos. 

• Patrocinador: A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros, em dinheiro ou em espécie, para o projeto. 

• Influenciadores: Pessoas ou grupos que não estão diretamente relacionados à aquisição ou ao uso do produto do projeto mas que, devido à posição de uma pessoa na organização do cliente ou na organização executora, podem influenciar, positiva ou negativamente, no andamento do projeto.

 • PMO = EGP (Escritório de Gerenciamento de Projeto): O PMO poderá ser uma parte interessada se tiver responsabilidade direta ou indireta pelo resultado do projeto.

Considerações Finais

A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.

Com o objetivo de aprimorar conhecimentos a respeito de WBS/EAP seguem alguns esclarecimentos: 

  Definição

Em Gerenciamento de Projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS), é uma decomposição hierárquica orientada a entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto. Cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A EAP ou WBS é decomposta em pacotes de trabalho. (fonte: PMBOK 3ª. Edição)

Muitas literaturas indicam a WBS como “O Coração do Projeto”, pois serve como predecessora para entregas relevantes do projeto. Exemplos: Cronograma, Matriz de Responsabilidade, Matriz de Risco, Fluxo de Caixa do Projeto, Dicionário da EAP, entre outros.

  Principais Regras

Cada Pacote de Trabalho deve identificar uma Entrega; Cada Pacote de Trabalho deve possuir pelo menos um par em seu nível (dentro da hierarquia); A EAP deve ser representada por ondas, estágios ou áreas especialistas; Não devemos utilizar Verbo na EAP. Cada Item na estrutura deve ser representado por um Substantivo; A soma de Todos os Pacotes de Trabalho deve ser igual ao Escopo do Projeto.

  Na prática

A principal saída das reuniões de planejamento é a WBS, neste evento é fundamental a decomposição junto as áreas/pessoas especializadas que terão algum envolvimento no projeto. Cabe ao Líder do Projeto levantar discussões para estruturar o documento de uma forma prática e completa, direcionando a equipe aos principais limites de escopo, prazo e custo do projeto. A EAP bem elaborada aumenta consideravelmente a facilidade de monitorar e controlar o Projeto.

Exemplo de WBS/EAP

  Definições auxiliares

Decomposição: É a técnica de subdivisão das Entregas do Projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que o trabalho e as entregas estejam definidos ao nível de Pacote de Trabalho.

Pacote de trabalho: É o maior detalhamento da entrega, na qual o trabalho pode ser estimado de forma confiável, o nível de detalhe irá variar conforme o tamanho e complexidade do Projeto. Necessariamente será representado como um substantivo dentro da hierarquia.

Também conhecido como TAP, o Termo de Abertura é o documento que formaliza o início de um projeto, é ele que atribui ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Entende se como melhor prática que o gerente de projetos seja definido antes do início do planejamento e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto estiver sendo desenvolvido. Os métodos de seleção de projetos envolvem a medição do valor ou da atração para o proprietário ou patrocinador do projeto e podem incluir outros critérios de decisão organizacionais. A seleção de projetos também se aplica à escolha de formas alternativas de executar o projeto.

O desenvolvimento do termo de abertura do projeto trata principalmente da documentação das necessidades de negócios, da justificativa do projeto, do entendimento atual das necessidades do cliente e do novo produto, serviço ou resultado que deve satisfazer esses requisitos.

O termo de abertura do projeto deve abordar, ou referenciar, as seguintes questões:

• Requisitos que satisfazem as necessidades e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
• Necessidades de negócios, descrição de requisitos do produto/serviço para o qual o projeto é realizado;
• Objetivo ou justificativa do projeto;
• Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
• Cronograma de marcos sumarizado;
• Stakeholders do projeto e os seus papéis e reponsabilidades;
• Influência das partes interessadas;
• Organizações funcionais e sua participação;
• Premissas organizacionais, ambientais e externas (fatores considerados verdadeiros, reais ou certos);
• Restrições organizacionais, ambientais e externas (fatores que limitam as opções da equipe);
• Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
• Orçamento sumarizado;
• Riscos.

A consolidação dessas informações permitirá responder a questões como:

Como alcançar o objetivo do projeto?

Como deve ser feito?

Quem o vai fazer?

Quando deve ser feito?

Quando usar um TAP?

É importante que a TAP seja desenvolvida na fase de planejamento e início de cada projeto. Este documento permite elucidar os objetivos do projeto e quais as suas fronteiras, define o âmbito do projeto bem como o produto final.

Fonte: PMBOK 4ª Edição

O aumento da qualidade nos produtos e na prestação de serviços tem exigido das empresas e profissionais uma atuação continuada de inovação e organização na rotina do empreendimento. Se focarmos nossas atenções no tocante à organização e planejamento veremos que na maioria de nossas atividades estamos gerenciando ou inseridos em projetos, sejam eles de pequeno, médio ou grande porte. Mas o que podemos entender como projeto? 

O conceito mais simples é que projeto reúne um grupo de atividades e tarefas com objetivos definidos e que buscam alcançar uma determinada meta, seja pessoal ou profissional. 

A fase de concepção e planejamento de um projeto deve exigir grande esforço e envolvimento de especialistas, principalmente na sua análise de viabilidade econômica e técnica.

Essa etapa de elaborar projetos consiste em levantar todos os dados e cenários contextualizados e orientados aos objetivos que se busca alcançar.A gestão ou gerenciamento dos projetos preocupa-se em alinhar e conduzir de forma organizada e disseminada na organização as atividades e tarefas levantadas pela etapa de elaboração e planejamento do projeto. Conceitualmente significa a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir os requisitos do projeto.

Os empreendimentos de engenharia sempre se nortearam nos conceitos de administração geral e nas ferramentas de planejamento para otimizar seus processos e reduzir o dueto prazo-custo. Não só bastasse a característica técnica existente nestes empreendimentos o planejamento e ordenamento das tarefas sempre garantiu o sucesso das empreitadas, sejam projetos de construção, inovação, ampliação ou meramente organizacionais. Aplicar todas estas técnicas e habilidades no planejamento de atividades, no âmbito da engenharia, tem trazido satisfatórios resultados, obtidos principalmente de lições aprendidas, referenciais de custo-prazo, modelos de projetos e otimização dos recursos humanos e materiais.

Nos últimos 5 anos começamos a perceber a chegada do profissional de gestão de projetos, com habilidades diversificadas, conhecimento específico mas com visão generalista. O que se percebe é que as empresas estão requerendo cada vez mais perfis de profissionais contendo experiência e/ou aprendizado em Gerenciamento de Projetos, demonstrando a preocupação das organizações em otimizarem cada vez mais seus processos e custos.